Por Patrícia Nicola
Você já perdeu algum compromisso? Sentiu raiva por ter deixado de cumprir algo? Chegou mega atrasada no almoço com aquele provável investidor? E a reunião com o fornecedor sobre aquele projeto que sumiu, evaporou da sua lembrança, até você receber a ligação dele dizendo: “Oi… estou aqui, conforme combinamos. Onde você está?” Sim, já aconteceu comigo e pode acontecer com qualquer um.
Não há dúvidas de que ter uma atitude como essa retrata uma ação atrelada ao mundo contemporâneo, à correria do dia dia, mas que atrapalha, e muito, especialmente as situações profissionais. A pontualidade faz parte dos compromissos. É mesmo inaceitável esquecer uma reunião ou uma demanda. Portanto, não confie somente na sua memória, por melhor que ela seja, usar a agenda é fundamental para gerenciar suas atividades. Parece bobagem. É uma solução tão simples, mas tão indispensável. Grande parte dos profissionais que não a utiliza, das duas uma: ou perdem compromissos ou não concluem seus projetos a tempo.
A agenda é usada desde a Antiguidade, desde o nascimento da escrita. Na época do Império Romano, a agenda perdeu seu formato de pergaminho e tornou-se um caderno. De lá pra cá, foram adicionadas diversas funções em seu interior. A melhor delas foram as folhas para planejamento. Super útil, esse espaço projetos do ano em um único local.
Mas, antes de tudo, escolha a agenda certa. Quando me perguntam qual modelo é o mais indicado, prefiro dizer que o melhor é dar preferência para a mais simples, porque uma boa agenda tem que ser fácil de usar. Nos modelos convencionais de mesa, temos a agenda diária. No entanto, a agenda semanal também pode ser bem proveitosa. Seus espaços reduzidos nos forçam a selecionar os compromissos realmente importantes que deverão ser agendados, destacando as prioridades. E os calendários mensais (uma única folha por mês) também funcionam muito bem para nos lembrar com antecedência algum compromisso que merece preparação. Além disso, fica fácil visualizar como está preenchido o nosso tempo porque ele fornece uma perspectiva completa das atividades ao longo do mês.
Depois de escolher o tipo certo, o segundo passo é utilizar a agenda de forma organizada. Tome cuidado: anotar tudo o que você deseja fazer usando-a apenas como “uma caixa de entrada” pode acarretar muitas tarefas em um único dia. Como é quase impossível fazer tudo que queremos, com tantos imprevistos e, por mais organizados que sejamos, a verdade é que muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo. Resultado: há grande chance de as tarefas serem copiadas para o dia seguinte e nos levarem à frustração. Mas, então, como usar a agenda para que se torne nossa aliada, e não um peso na consciência?
A dica é organizar os projetos de forma que na sejam anotados os compromissos e as tarefas extremamente pontuais, já marcadas e que tenham um prazo definido (realmente precisam ser feitas em determinado dia e hora). A reunião da empresa, as consultas médicas, os eventos do setor, uma viagem. Insira os prazos na data futura. Todos esses compromissos já existem e não podem ser esquecidos. Já o lembrete para planejar as próximas férias, itens que precisam ser devolvidos, como objetos, livros ou filmes e aquele projeto no qual você precisa começar a pensar fazem parte de uma lista de tarefas. Podem ser anotados em uma única folha, geralmente nos espaços em branco, que estão no início ou no final da agenda, dependendo do modelo.
Este é o primeiro grande passo para uma vida mais organizada: registrar tudo que precisa ser feito. Ter a rotina estabelecida por hábitos que funcionam. Então, use e abuse das ferramentas. Aproveite a infinidade de opções. O mais importante é criar o hábito. Organizar-se melhor ajuda a manter a vida muito mais tranquila e a mente livre para empreender.
