Organize seu home office e alavanque seu empreendimento

Por Patrícia Nicola

Não pude deixar de ler o artigo da queridíssima Flávia Galbes e não me encantar com a sua história. Empreendedora, ela conta como percebeu que precisava de algo a mais para atingir suas metas. Foi então que descobriu o que poderia alavancar (e muito) o seu empreendimento: organizando-se melhor! Assim como a colunista Flávia, cada cliente que percebe o poder da organização no seu ambiente de trabalho me faz ter ainda mais vontade de dividir as inúmeras técnicas de organização que são aplicadas. (A foto abaixo é um destes exemplos clássicos).

Uma boa organização utiliza as técnicas certas, que resolvem de vez o problema, ao invés de ficar arrumando toda hora porque bagunçou. (Lema número um da organização). Sem falar que hoje temos acesso a uma infinidade de produtos organizadores na linha Office, disponíveis em papelarias, que são verdadeiros aliados no combate ao caos.

Logo:

• Planeje o layout. Defina onde colocar a impressora, o scanner, a copiadora e principalmente o telefone, para ter facilidade de acesso destes itens utilizados o tempo todo. Afinal, esta organização pode gerar economia ou perda de tempo no seu deslocamento.

• Na mesa de trabalho, não acumule materiais que não serão utilizados a toda hora. Tire tudo de cima e defina por áreas o local onde colocar cada tipo de item. O espaço deve ser planejado, para que cada item tenha o seu lugar. A partir daí, coloque as coisas sempre nos mesmos lugares.

• Opte por usar estandes ou prateleiras para colocar o material de trabalho. Quanto mais você usufruir do espaço vertical, mais espaço livre sua mesa terá para deixar apenas os itens de uso contínuo.

• Não dá pra manter a mesa em todo o tempo 100% impecável. Pois a qualquer hora chegam novas demandas. Use uma bandeja como caixa de entrada. Desta forma sabe-se exatamente o que se deve resolver. Quando forem eliminados jogue no lixo ou arquive. Isso ajuda a criar um sistema.

• Tenha o básico de material de escritório como: agenda, papel, post-its, clips, canetas, tesoura, lápis, borracha, bloco de notas, pastas, plásticos, arquivo ativo/morto, grampos, envelopes, corretivo, marcador de texto, régua, porta canetas, calculadora. Guarde-os juntos, em um único local.

• Após definir todos os itens, pense no volume. Cuide para que não falte. Desorganização nas compras também atrapalha a produtividade. Descubra qual a sua necessidade. Cada profissional utiliza objetos de uso específico, de acordo com o seu ramo de atividade. Faça um check list, observando a quantidade suficiente para usar pelo menos em 30 dias.

• Tenha pelo menos uma gaveta com divisórias para os itens pequenos. Os organizadores internos de gaveta são fáceis de montar. Ou você pode improvisar criando divisórias das gavetas com organizadores de talheres, por exemplo, caso não encontre os próprios para uso.

• Arquive somente o necessário e crie categorias: contratos de trabalho, documentos fiscais, jurídicos, contas a pagar/pagas, manuais, projetos, etc. (Este item merece um novo artigo)!

• Velcros ou passa fios (organizador de cabos em cores neutras) resolvem muito bem a tarefa de esconder a parte elétrica. São ótimos porque trazem uma sensação de organização no ambiente.

• Por fim, lembre-se de ter um cesto de lixo por perto. Com tudo em ordem fica muito mais fácil a limpeza. Semanalmente, cuide para que o ambiente seja limpo, removendo o pó com um pano levemente úmido.

A produtividade no trabalho depende de uma série de cuidados. E ter um ambiente bem organizado auxilia na gestão do dia a dia. Potencializa a energia para estar voltada ao que realmente importa: ao trabalho e não à bagunça. Então, aproveite esta época fantástica para organizar tudo e também definir seus novos objetivos para 2015!