Os vilões de uma empresa, também conhecidos como restrições ou gargalos, são pontos críticos que impedem o negócio de crescer com saúde. Normalmente, os maiores vilões são a falta de planejamento estratégico por parte dos sócios, a má gestão do fluxo de caixa e capital de giro e a má gestão do tempo. E isso pode acontecer justamente pelo mau uso do tempo, pelo custo alto, vendas baixas, pouca gente na equipe, desperdício ou até mesmo impostos ou concentração de fornecedores. Porém, existem algumas formas simples de identificar tais problemas. Uma delas é olhar as demonstrações financeiras e econômicas, tais como o fluxo de caixa, DRE ou balanço patrimonial. Ali, a empreendedora terá uma análise bem clara de quais pontos estão atacando mais os resultados do negócio.
Outro método eficaz é o que os norte-americanos chamam de “management by walking around”, ou seja, não adianta ficar só na torre de marfim e analisar os números. Coleta-se muita informação preciosa do negócio e seus vilões ao caminhar pelo “chão de fábrica” e conversar com a equipe, fiscalizar rotinas, métodos, equipamentos, etc. E uma terceira sugestão seria implantar uma rotina de reuniões operacionais para discutir os aspectos técnicos e problemáticos do dia a dia da empresa. Pouca gente faz isso com diligência. A empreendedora precisa estar aberta a ouvir o que tiver de ser dito pela equipe. E ao ouvir, ela deverá questionar muitos “porquês” para se chegar à raiz dos problemas, vilões, restrições e/ou gargalos.
Uma vez identificados os vilões, é preciso estabelecer um Plano de Ação. Um plano de ação nada mais é do que o famoso método 5W2H (What, Why, When, Who, Where, How e How much), que em português significa respectivamente: O que, Por que, Quando, Quem, Onde, Como e Quanto. Ou seja, para cada problema ou vilão encontrado a empreendedora deverá responder a estes cinco quesitos e monitorá-los nas reuniões operacionais. Se não houver cobrança e acompanhamento, essas ações cairão no esquecimento. Esse mapeamento dos problemas e a respectiva criação de planos de ação para combatê-los é uma prática muito eficaz na gestão das empresas.
Assim, constata-se que a prevenção começa já no planejamento. Planejar é questionar o negócio em todos os aspectos! É estabelecer padrões, metas e criar uma estrutura profissional de gestão antes que os problemas apareçam. Criar rotinas de reuniões operacionais e ter relatórios financeiros e econômicos é um bom começo. Com isso a empreendedora terá boas chances de prevenir e evitar problemas futuros.
