Olá amiga empreendedora,
Você já parou para pensar o quanto sua empresa andaria melhor se você organizasse todas as tarefas relacionadas a ela? Pois bem, chegou a hora de começar a pensar!
Mesmo que você não seja aquele exemplo de organização na sua vida pessoal, manter a sua empresa organizada é fundamental para que o seu fluxo de atividade aconteça perfeitamente e você consiga satisfazer tantos seus funcionários quanto seus clientes.
Inicialmente, para se organizar você não precisa gastar seus reais em softwares sofisticados, um papel e uma caneta já resolvem parte de seu problema.
Vamos à lição número 1: Pegue um caderno e anote tudo, não confie em sua memória! Carregue sempre este caderno com você. Não faça anotações em folhas avulsas, pois você pode perder com facilidade.
Lição número 2: Relacione suas tarefas. Faça o seu TO DO list (em português: lista de afazeres). Liste tudo aquilo que você tem pendente para fazer e tudo o que pretende fazer em seu dia. Escreva uma atividade por linha. Ao completar uma tarefa não se esqueça de colocar OK na frente da atividade. Isto servirá para você acompanhar o que ficou pendente para o dia posterior. No dia seguinte, transcreva todas as atividades que não foram concluídas no dia anterior.
Lição número 3: Organize seus materiais. Procure deixar sua mesa sempre limpa e deixe sobre ela somente o que você for utilizar. Use e abuse das pastas L (pastas plásticas de fácil manuseio). Agrupe os documentos de um determinado assunto e cada um em uma pasta diferente (se preferir utilize cores diferentes para cada assunto).
Lição número 4: Torne-se amiga de um calendário. Prefira aqueles com espaço para fazer anotações. Assim você visualizará com mais facilidade seus compromissos.
Lição número 5: Arquivos. Não adianta termos informações se não soubermos onde elas estão guardadas. Como hoje fazemos praticamente tudo no computador, vamos começar organizando nossos arquivos eletrônicos. Comece criando uma pasta para cada área de sua empresa (ex.: financeiro, administrativo, RH, etc). Dentro de cada pasta, crie subpastas de acordo com os assuntos relacionados a área (ex.: Financeiro / contas a pagar). Em seguida crie uma subpasta para cada período (ano, mês, etc) (ex: Financeiro / contas a pagar / 2012 / setembro). Para arquivos físicos, a melhor organização ainda é a ordem alfabética.
Tente seguir estas 5 lições. Eu tenho certeza que você conseguirá gerenciar sua empresa com muito mais facilidade e eficiência.
Abraços,
Paula De Paula é fundadora e diretora geral da Talk Station Idiomas. Apaixonada pela arte da comunicação e idiomas, vem traçando sua carreira com o objetivo de unir estas duas áreas. Especialista em Comunicação pela Universidade de São Paulo, focando na inserção de projetos educomunicativos no ambiente empresarial. Secretária Executiva Bilíngue formada pela FATEC-SP. Experiência na diretoria de organizações multinacionais de grande porte. Fluente em Inglês e vivência de 1 ano nos EUA onde realizou diversos cursos relacionados ao ensino-aprendizagem do inglês e o curso de Project Management na Universidade de Berkeley-CA. Especialista em Empreendedorismo pela FGV/Goldman Sachs, através do projeto “10.000 Mulheres Empreendedoras do Mundo”. Tradutora do Empreendedorismo Rosa.
