Por Patricia Nicola
Ontem recebi um e-mail de uma amiga perguntando como fazer para organizar melhor o seu computador e parar de procurar coisas sem sucesso. Ao respondê-lo, lembrei de vocês. Se isto pode ser uma tarefa bem chata para qualquer pessoa, imagine o impacto que pode ter em alguém que passa, muitas horas por dia, conectada ao computador ou a qualquer outro dispositivo!
Assim como um ambiente de trabalho bagunçado, um computador desorganizado também tende a prejudicar a produtividade. Cada vez mais temos a vida todinha ali dentro destas máquinas incríveis. Elas podem nos levar a alçar voos profissionais inimagináveis, como também podem nos enlouquecer na hora de procurar um arquivo de três anos atrás. Com a proliferação de e-mails, aplicativos, downloads e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa ainda mais importante para quem não quer desperdiçar o seu precioso tempo.
Aqui vão algumas dicas simples e eficientes para você organizar melhor seus arquivos. Contudo, antes de qualquer coisa (pode parecer clichê, mas preciso dizer) faça backup.
- Faça cópia de tudo que for importante (e efetivamente quase tudo o que temos é importante). E mantenha-o em um local seguro.
- Acabou de adquirir um computador? Então comece deixando pastas prontas, criadas para receberem seus futuros arquivos. Você pode ter um arquivo digital muito semelhante ao seu arquivo físico de documentos. Por exemplo, crie pastas com categorias Arquivo Pessoal/Arquivos da Casa/Arquivo Profissional.
- Ao salvar arquivos, nomeie-os de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora em que precisar localizá-los. Utilize o recurso da padronização. Por exemplo, na Pasta Arquivo Profissional, crie subpastas Clientes ou Propostas. Se você tem muitos arquivos com nome Propostas, etc., o nome pode começar assim: PROP_clienteA ou PROJ_clienteB. Acredite, esta padronização facilita bastante na hora da busca. Utilize também o recurso de colocar a data. Ex: Proj_nova_loja_SET2015. Uma ótima maneira de auxiliar na gestão dos prazos.
Deixar velhos hábitos e passar a ter novas atitudes é sempre bom. Se você já tem um dispositivo, e se a bagunça já está generalizada, então o melhor a fazer é começar do zero e reorganizar tudo (uma sábia decisão). Pode-se fazer o seguinte: crie uma pasta com o nome AAdocumentos antigos (o AA faz com que a pasta fique em primeiro lugar). Coloque ali todas as pastas atuais. Por fim, defina as novas pastas com os nomes que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos, quando tiver tempo e conforme você for trabalhando com seus documentos antigos, transferindo-os para seu novo método, a organização começa a aparecer. Você verá que a vida pode ser muito mais fácil.
Lhe desejo um mês de boa organização!
Em tempo: Se quiser compartilhar com a gente de como foi organizar seu computador, escreva para contato@empreendedorismorosa.com.br. Nossa colunista, Patricia Nicola, terá imenso prazer em saber e ainda pROSEARÁ com você
